Politique de confidentialité.

1. Qui nous sommes et ce que couvre cette politique

La présente Politique de confidentialité explique comment Leasemble (« Leasemble », « nous ») traite les données personnelles dans le cadre de notre site web leasemble.com (le « Site »), de notre application de gestion immobilière app.leasemble.com et des services associés (ensemble, le « Service »), ainsi que de nos communications commerciales, d’assistance et marketing.

Le Service est destiné aux entreprises. Nos clients sont des propriétaires, gestionnaires immobiliers et exploitants (les « Clients ») et les personnes qu’ils autorisent à utiliser le Service (les « Utilisateurs »).

2. Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant

Lorsque nous agissons en tant que responsable du traitement. Nous déterminons les finalités et les moyens de l’utilisation des données personnelles des visiteurs du Site, des clients potentiels, des administrateurs de compte des Clients et des Utilisateurs lorsque nous gérons les comptes, la facturation, la sécurité, l’assistance et les communications. La présente politique décrit ces traitements.

Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant. Les Clients utilisent le Service pour stocker et gérer des informations sur leurs propres locataires, voyageurs, prospects, salariés, fournisseurs et autres contacts (les « Données Client »). Pour les Données Client, le Client est le responsable du traitement et nous les traitons pour son compte et sur ses instructions, conformément à notre contrat avec lui. Des notions telles que « service provider » (prestataire de services) au sens des lois des États américains ont une signification similaire.

Si vous êtes un locataire, un voyageur ou une autre personne dont les informations ont été saisies dans Leasemble par un propriétaire ou un gestionnaire immobilier, veuillez lire la politique de confidentialité de cette entreprise et la contacter en premier lieu pour exercer vos droits. Nous aiderons le Client à répondre à votre demande.

3. Données personnelles que nous collectons

Informations que vous nous fournissez

• Données de compte et de profil : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage irréversible), photo de profil, fonction et, si vous choisissez de les ajouter, date de naissance, adresse et informations de pièce d’identité.
• Informations professionnelles : nom de l’entreprise, biens gérés, taille de l’équipe et informations similaires que vous nous communiquez.
• Communications : le contenu des e-mails, demandes d’assistance, retours et notes de réunion.
• Informations commerciales : l’offre que vous utilisez, les factures et les enregistrements de paiement. Nous ne conservons pas les numéros de carte de paiement.

Données Client que nous traitons pour le compte des Clients

Selon l’utilisation que fait un Client du Service, les Données Client peuvent comprendre : les noms et coordonnées des locataires, voyageurs, prospects et contacts d’urgence ; les dates de naissance, le sexe et la nationalité ; les numéros et images de carte d’identité ou de passeport ; les adresses actuelles et permanentes ; la profession et le lieu de travail ; les coordonnées bancaires fournies pour des remboursements ou des paiements ; les informations sur les véhicules et les images de plaques d’immatriculation ; les baux, états des lieux, factures, paiements, dépôts de garantie et relevés de compteurs ; les images de signature électronique et les enregistrements de signature ; les informations de réservation et d’enregistrement ; ainsi que les fichiers, photos et commentaires joints aux fiches. Les Clients déterminent les Données Client à collecter et sont responsables de disposer d’une base légale pour le faire.

Informations collectées automatiquement

• Données de journalisation et d’appareil : adresse IP, type de navigateur et d’appareil, système d’exploitation, pages et fonctionnalités utilisées, détails des requêtes et horodatages. Pour les modifications effectuées dans l’application, nous tenons un journal d’activité qui enregistre quel Utilisateur a effectué la modification et à quel moment, les champs sensibles tels que les mots de passe étant masqués.
• Jetons d’appareil : si vous activez les notifications push, un jeton qui nous permet de les envoyer sur votre appareil.
• Stockage du navigateur : voir « Cookies et technologies similaires » ci-dessous.

Informations provenant de tiers

• Services de connexion et de messagerie : si vous vous connectez via Telegram, nous recevons votre identifiant utilisateur Telegram et les informations de profil de base que Telegram partage.
• Services connectés : si un Client connecte le calendrier d’une plateforme de réservation (iCal) ou son propre serveur de messagerie, nous recevons les informations de réservation et d’acheminement que ces connexions fournissent.
• Votre organisation : un administrateur peut créer un compte pour vous et fournir vos nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et rôle.

4. Utilisation des données personnelles et bases légales

Lorsque des lois telles que le Règlement général sur la protection des données de l’UE ou du Royaume-Uni (GDPR, ou RGPD) s’appliquent, nous nous fondons sur les bases légales suivantes.

Lorsque nous nous fondons sur nos intérêts légitimes, nous les mettons en balance avec vos droits et n’utilisons pas les données personnelles lorsque ces droits prévalent sur nos intérêts. Nous n’utilisons pas les données personnelles pour une prise de décision automatisée produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

5. Cookies et technologies similaires

Le Site n’utilise pas de cookies publicitaires ni de cookies de mesure d’audience. Notre prestataire d’hébergement et de sécurité peut déposer des cookies strictement nécessaires pour protéger le Site contre les abus.

L’application utilise le stockage local de votre navigateur pour maintenir votre session et mémoriser des préférences telles que la langue et le thème. Elle peut également utiliser Google reCAPTCHA pour protéger les formulaires de connexion et d’inscription contre les abus automatisés. reCAPTCHA collecte des informations sur le matériel et les logiciels et les transmet à Google, conformément à la Politique de confidentialité de Google.

Vous pouvez effacer le stockage local et bloquer les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Certaines parties du Service peuvent ne pas fonctionner sans eux.

6. Partage des données personnelles

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale inter-contextes. Nous ne partageons des données personnelles que dans les cas suivants :

• Prestataires de services (sous-traitants ultérieurs) qui nous aident à exploiter le Service dans le cadre de contrats les obligeant à protéger les données et à ne les utiliser que sur nos instructions. Il s’agit notamment de l’hébergement cloud et de l’infrastructure, du stockage de fichiers et de la diffusion de contenu, de l’envoi d’e-mails, des notifications push (Google Firebase Cloud Messaging), de la protection contre les robots (Google reCAPTCHA) et, lorsqu’un Client l’active, de la messagerie via Telegram. Une liste à jour des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande.
• Sur instruction d’un Client : par exemple, lorsqu’un Client envoie un bail ou une facture à un locataire, connecte son propre serveur de messagerie ou synchronise un calendrier avec une plateforme de réservation.
• Au sein de votre organisation : les informations d’un espace de travail Client sont visibles par les Utilisateurs autorisés de ce Client selon les rôles et autorisations définis par le Client.
• Pour des raisons juridiques : lorsque nous estimons que la divulgation est exigée par la loi, la réglementation ou une procédure judiciaire valable, ou qu’elle est nécessaire pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de Leasemble, de nos Clients ou de tiers.
• Opérations d’entreprise : dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement ou d’une cession d’actifs, sous réserve des protections prévues par la présente politique.
• Avec votre consentement ou sur votre instruction.

7. Transferts internationaux de données

Nos prestataires de services et nous-mêmes exerçons nos activités dans plusieurs pays. Vos données personnelles peuvent donc être stockées et traitées en dehors de votre pays de résidence, y compris dans des pays dont la législation en matière de protection des données diffère de la vôtre.

Lorsque nous transférons des données personnelles à l’international, nous prenons les mesures exigées par la loi applicable pour les protéger. Pour les transferts depuis l’Espace économique européen, le Royaume-Uni ou la Suisse, cela comprend les clauses contractuelles types de la Commission européenne et l’International Data Transfer Addendum du Royaume-Uni, ou un autre mécanisme de transfert reconnu. Les Clients peuvent demander des informations sur le lieu d’hébergement de leurs données et sur les garanties mises en place.

8. Durée de conservation des données personnelles

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique, notamment pour satisfaire aux exigences légales, comptables et de déclaration.

• Les données de compte sont conservées tant que le compte est actif et pendant une durée limitée après sa clôture, sauf si la loi impose une durée plus longue.
• Les Données Client sont conservées pendant la durée du contrat du Client. À la fin du contrat, nous les supprimons ou les anonymisons conformément à ce contrat, sauf lorsque la loi nous oblige à les conserver. Les Clients peuvent exporter leurs données avant la fin du contrat.
• Les journaux et enregistrements de sécurité sont généralement conservés 12 mois au maximum, sauf s’ils sont nécessaires à l’investigation d’un incident.
• Les factures et documents financiers sont conservés pendant la durée exigée par la législation fiscale et comptable.

Les données supprimées peuvent subsister dans des sauvegardes pendant une durée limitée, jusqu’à ce que ces sauvegardes soient écrasées.

9. Protection des données personnelles

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles, notamment des connexions chiffrées (HTTPS) entre votre navigateur et nos serveurs, le hachage irréversible des mots de passe, des contrôles d’accès par rôle que les Clients peuvent configurer et la journalisation des modifications effectuées dans l’application.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement sûre, et nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue. Si nous avons connaissance d’une violation de données personnelles vous concernant ou concernant un Client, nous vous en informerons, ainsi que le Client et les autorités de contrôle, conformément à la loi. Vous pouvez y contribuer en gardant votre mot de passe confidentiel et en vous déconnectant des appareils partagés. Veuillez signaler tout problème de sécurité présumé à hello@leasemble.com.

10. Vos droits en matière de confidentialité

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de tout ou partie des droits suivants sur vos données personnelles :

• le droit d’y accéder et d’en recevoir une copie ;
• le droit de rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• le droit de les effacer ;
• le droit de limiter certains traitements ou de vous opposer à ceux-ci, y compris à la prospection directe ;
• le droit à la portabilité des données, c’est-à-dire d’en obtenir une copie dans un format structuré et lisible par machine ;
• le droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque nous nous fondons sur le consentement ; et
• le droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données.

Espace économique européen, Royaume-Uni et Suisse

Vous disposez des droits énumérés ci-dessus en vertu du GDPR (RGPD), du UK GDPR ou de la loi fédérale suisse sur la protection des données. Vous pouvez contacter votre autorité de contrôle locale, mais nous vous serions reconnaissants de nous donner d’abord la possibilité de répondre à votre préoccupation.

États-Unis

Si vous résidez en Californie ou dans un autre État américain doté d’une loi générale sur la protection de la vie privée, vous avez le droit de savoir quelles informations personnelles nous collectons, utilisons et divulguons ; d’y accéder, de les rectifier et de les supprimer ; et de vous opposer à la vente ou au partage d’informations personnelles ainsi qu’à la publicité ciblée. Nous ne vendons ni ne partageons d’informations personnelles au sens où ces termes sont définis, et nous n’utilisons ni ne divulguons d’informations personnelles sensibles à des fins qui nécessiteraient un droit d’opposition. Nous ne vous discriminerons pas pour avoir exercé vos droits. Vous pouvez recourir à un mandataire autorisé pour présenter une demande en votre nom. Si nous refusons votre demande, vous pouvez faire appel en répondant à notre décision.

Au cours des 12 derniers mois, nous avons collecté les catégories d’informations personnelles décrites dans la section « Données personnelles que nous collectons », notamment des identifiants, des informations commerciales, des données d’activité sur Internet ou le réseau et des informations professionnelles, aux fins professionnelles décrites dans la présente politique, et les avons communiquées aux prestataires de services décrits dans la section « Partage des données personnelles ».

Autres régions

Si vous résidez dans un pays doté de sa propre législation sur la protection des données, tel que le Vietnam, Singapour, le Japon, l’Australie, le Canada, le Brésil ou la Corée du Sud, vous disposez des droits prévus par cette législation. Lorsque la loi locale exige un consentement pour un traitement donné, nous le solliciterons.

Comment exercer vos droits

Écrivez à hello@leasemble.com avec l’objet « Demande relative à la confidentialité ». Nous pourrons être amenés à vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande, et nous y répondrons dans le délai prévu par la loi applicable. Si votre demande concerne des Données Client, nous la transmettrons au Client concerné et l’aiderons à y répondre.

11. Enfants

Le Service est conçu pour les entreprises et ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment, pour nos propres finalités, de données personnelles concernant des enfants de moins de 16 ans. Si vous pensez qu’un enfant nous a fourni des données personnelles, veuillez nous contacter et nous les supprimerons. Les Clients sont responsables de toute information relative à des mineurs qu’ils choisissent d’inclure dans les Données Client.

12. Sites et services tiers

Le Service peut contenir des liens vers des sites et services que nous ne contrôlons pas, ou s’y intégrer, tels que des plateformes de réservation, des applications de messagerie et des fournisseurs de messagerie électronique. Leurs pratiques en matière de confidentialité sont régies par leurs propres politiques, que nous vous invitons à consulter.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique périodiquement. Nous publierons la version mise à jour sur cette page et modifierons la date de « Dernière mise à jour ». En cas de modification substantielle, nous en informerons les Clients dans un délai raisonnable, par e-mail ou dans le Service.

14. Nous contacter

Pour toute question sur la présente politique ou sur nos pratiques en matière de confidentialité, écrivez à hello@leasemble.com avec l’objet « Confidentialité ».