La lista de comprobación mensual de la propiedad

Los espacios, contratos, facturas y seguimientos que conviene revisar cada mes, y quién debería encargarse de cada uno.

Por qué importa una revisión mensual

La mayoría de los problemas de una cartera de alquiler son pequeños antes de volverse caros. Una habitación vacía desde hace tres semanas, un contrato que vence el mes que viene o una fianza que nunca se registró son fáciles de resolver si alguien los detecta a tiempo.

Una revisión mensual breve y repetible da al equipo un momento compartido para detectar estos problemas. El objetivo no es un informe extenso, sino una lista de decisiones y responsables.

Ocupación y disponibilidad

Habitaciones vacías en este momento y cuánto tiempo llevan libres
Habitaciones que quedarán libres en los próximos 30 a 60 días
Habitaciones bloqueadas por mantenimiento que podrían liberarse
Reservas que todavía no se han convertido en contratos

Contratos e inquilinos

Contratos que vencen en los próximos 60 días y si cada inquilino piensa renovar
Contratos firmados a los que les faltan documentos o actas de entrega
Datos de contacto de inquilinos y contactos de emergencia incompletos
Entradas y salidas previstas para el próximo mes

Dinero

Facturas emitidas frente a facturas previstas para el periodo
Saldos vencidos, agrupados por inquilino y por antigüedad
Fianzas recibidas, retenidas y pendientes de devolución
Gastos que todavía no se han asignado a una propiedad

Operaciones

Tareas abiertas desde hace más de dos semanas y por qué siguen abiertas
Incidencias repetidas en la misma habitación o edificio
Activos que requieren inspección, mantenimiento o sustitución
Trabajos de proveedores a la espera de presupuesto o aprobación

Convierte la revisión en acciones

Termina la revisión asignando a cada punto un responsable y una fecha. Si un punto no tiene responsable, todavía no es una acción. Usa la misma lista cada mes para que el equipo vea si las listas se van acortando.

En Leasemble, las vistas de ocupación, las listas de contratos, los informes de deudas y los filtros de tareas cubren la mayor parte de esta lista, de modo que la revisión consiste en recorrer pantallas que ya existen, no en crear una nueva hoja de cálculo.