La checklist mensuelle de gestion locative

Pourquoi une revue mensuelle compte

La plupart des problèmes d’un patrimoine locatif sont minimes avant de devenir coûteux. Une chambre vacante depuis trois semaines, un bail qui expire le mois prochain ou un dépôt de garantie jamais enregistré se corrigent facilement quand quelqu’un les repère tôt.

Une revue mensuelle courte et reproductible donne à l’équipe un moment commun pour détecter ces problèmes. L’objectif n’est pas un long rapport, mais une liste de décisions et de responsables.

Occupation et disponibilités

• Les chambres vacantes aujourd’hui, et depuis combien de temps
• Les chambres qui se libéreront dans les 30 à 60 prochains jours
• Les chambres bloquées pour maintenance qui pourraient être libérées
• Les réservations qui ne sont pas encore devenues des baux

Baux et locataires

• Les baux qui expirent dans les 60 prochains jours, et l’intention de renouvellement de chaque locataire
• Les baux signés auxquels il manque des documents ou des états des lieux
• Les coordonnées et contacts d’urgence incomplets des locataires
• Les entrées et sorties prévues le mois prochain

Argent

• Factures émises par rapport aux factures attendues sur la période
• Impayés, regroupés par locataire et par ancienneté
• Dépôts de garantie reçus, détenus et à rembourser
• Dépenses pas encore affectées à un bien

Opérations

• Tâches ouvertes depuis plus de deux semaines, et pourquoi elles le sont encore
• Incidents répétés dans une même chambre ou un même bâtiment
• Équipements à inspecter, entretenir ou remplacer
• Interventions de fournisseurs en attente de devis ou de validation

Transformer la revue en actions

Terminez la revue en attribuant à chaque point un responsable et une date. Sans responsable, ce n’est pas encore une action. Gardez la même checklist chaque mois pour que l’équipe voie si les listes raccourcissent.

Dans Leasemble, les vues d’occupation, les listes de baux, les rapports d’impayés et les filtres de tâches couvrent l’essentiel de cette checklist : la revue devient un parcours d’écrans existants plutôt qu’un nouveau tableur.