請求サイクルが始まる前に

請求ミスの多くは、もっと前に始まっている

入居者が計算ミスを理由に請求書に異議を唱えることはほとんどありません。異議の多くは、検針値の漏れ、古い料金、誤って入力された入居日、受領したのに記録されていない入金から生じます。

請求処理の前にいくつかの入力内容を確認するほうが、後から請求書を修正するよりも早く済みます。

請求日の3〜5日前

• メーターのあるすべての部屋の検針値を集め、前月より低い値にはフラグを付ける
• 期間中に発生した入居、退去、部屋移動を確認する
• 駐車場、清掃、サービス料金の新設など、料金の変更を確認する
• 一部入金を含め、これまでに受領したすべての入金を記録する

請求日当日

• 確認しやすいよう、物件ごとに一括で請求書を作成する
• 新規入居者、退去予定の入居者、従量課金のある入居者をそれぞれ1件ずつ抜き取り確認する
• 送付前に、合計がゼロまたは異常に高い請求書がないか確認する
• 入居者が確認先に迷わないよう、請求書は一貫した方法で送付する

請求書の送付後

• 未払いの請求書にフォロー日と担当者を設定する
• 入居者からの質問には書面で回答し、その回答を入居者の記録に添付する
• 期間を締めるまで、未収金レポートを毎週確認する

繰り返せるプロセスにする

手順を一度書き出し、繰り返し使いましょう。各物件の請求日を示す請求カレンダーがあれば、チームは月末に慌てて対応するのではなく、事前に準備できます。