Avant le cycle de facturation

La plupart des erreurs de facturation naissent plus tôt

Les locataires contestent rarement une facture pour une erreur de calcul. Les litiges viennent généralement d’un relevé de compteur manquant, d’un frais obsolète, d’une date d’entrée mal saisie ou d’un paiement reçu mais non enregistré.

Vérifier quelques données avant la facturation est plus rapide que corriger les factures ensuite.

Trois à cinq jours avant la facturation

• Relevez les compteurs de chaque chambre équipée et signalez tout relevé inférieur à celui du mois précédent
• Confirmez les entrées, sorties et changements de chambre survenus pendant la période
• Vérifiez les changements de frais, comme un nouveau stationnement, ménage ou service
• Enregistrez tous les paiements reçus jusqu’ici, y compris les paiements partiels

Le jour de la facturation

• Générez les factures en un lot par bien pour faciliter la vérification
• Contrôlez un échantillon : un nouveau locataire, un locataire sortant et un locataire avec consommation au compteur
• Repérez avant l’envoi les factures d’un montant nul ou anormalement élevé
• Envoyez les factures par un canal unique pour que les locataires sachent où les trouver

Après l’envoi des factures

• Fixez une date de relance pour les factures impayées et désignez un responsable
• Répondez par écrit aux questions des locataires et joignez la réponse à leur fiche
• Consultez le rapport d’impayés chaque semaine jusqu’à la clôture de la période

Un processus reproductible

Formalisez les étapes une fois et réutilisez-les. Un calendrier de facturation indiquant la date de facturation de chaque bien aide l’équipe à anticiper au lieu de réagir en fin de mois.