Trước khi bắt đầu kỳ thu tiền

Phần lớn lỗi hóa đơn bắt nguồn từ trước đó

Khách thuê hiếm khi khiếu nại hóa đơn vì sai phép tính. Khiếu nại thường đến từ chỉ số điện nước bị thiếu, mức phí đã cũ, ngày nhận phòng nhập sai hoặc khoản thanh toán đã nhận nhưng chưa được ghi nhận.

Kiểm tra một vài dữ liệu đầu vào trước khi xuất hóa đơn nhanh hơn nhiều so với sửa hóa đơn sau đó.

Ba đến năm ngày trước kỳ thu tiền

• Thu thập chỉ số điện nước của mọi phòng có đồng hồ, và đánh dấu chỉ số nào thấp hơn tháng trước
• Xác nhận các lượt nhận phòng, trả phòng và chuyển phòng trong kỳ
• Kiểm tra thay đổi phí như phí gửi xe, dọn dẹp hoặc dịch vụ mới
• Ghi nhận mọi khoản đã thanh toán đến thời điểm này, kể cả thanh toán một phần

Vào ngày xuất hóa đơn

• Tạo hóa đơn theo lô cho từng bất động sản để dễ rà soát
• Kiểm tra ngẫu nhiên: một khách thuê mới, một khách sắp trả phòng và một khách có tính điện nước theo đồng hồ
• Tìm các hóa đơn có tổng bằng không hoặc cao bất thường trước khi gửi
• Gửi hóa đơn qua một kênh thống nhất để khách thuê biết nơi xem

Sau khi gửi hóa đơn

• Đặt ngày theo dõi cho hóa đơn chưa thanh toán và giao người phụ trách
• Trả lời câu hỏi của khách thuê bằng văn bản và đính kèm câu trả lời vào hồ sơ khách thuê
• Xem báo cáo công nợ hằng tuần cho đến khi khóa kỳ

Giữ quy trình có thể lặp lại

Ghi lại các bước một lần và dùng lại. Lịch thu tiền hiển thị ngày thu của từng bất động sản giúp cả đội chuẩn bị trước thay vì bị động vào cuối tháng.