Location

Le tunnel de location#

Chaque demande devrait devenir un enregistrement, pas une note dans une conversation. C'est ce tunnel qui rend le taux d'occupation prévisible.

1. Prospect — quelqu'un s'intéresse à un lot. Notez qui, lequel et pour quand.
2. Visite — un rendez-vous rattaché au prospect, pour éviter de proposer deux fois le même lot.
3. Réservation — le lot est bloqué. Un dépôt rend ce blocage réel.
4. Contrat — conditions, services et dates, signé.
5. Locataire — la fiche occupant, qui subsiste après l'entrée dans les lieux.

Dépôts de garantie#

Un dépôt est de l'argent que vous détenez, pas une recette. Leasemble le suit à part du loyer pour cette raison précise : il doit être restitué, en tout ou partie, à la fin du contrat.

• Enregistrez le dépôt sur la réservation ou le contrat, jamais comme un encaissement ordinaire.
• À la sortie, déduisez ce qui est dû et restituez le reste. La déduction devient une ligne de facture, donc auditable.
• Les dépôts détenus apparaissent dans les rapports financiers comme une dette, pas comme un produit.

Contrats, signatures et renouvellements#

Le contrat fixe le lot, la durée, le jour de facturation et les services tarifés. À partir de sa date d'effet, les factures en découlent.

Les contrats peuvent être signés électroniquement : l'exemplaire signé vit avec l'enregistrement plutôt que dans la boîte mail de quelqu'un.

Renouvellements

Renouvelez plutôt que de recréer. Le renouvellement conserve l'historique du locataire, son dépôt et son solde créditeur sur la même relation. Créer un second contrat pour le même locataire coupe son historique en deux et rend les rapports d'impayés illisibles.

Changer un locataire de lot est un transfert, pas un nouveau contrat. Le transfert emporte le dépôt et le solde créditeur.