Factures
Comment les factures naissent des contrats et des relevés, ce que signifie l'approbation et comment corriger une erreur.
Les relevés d'abord
Pour les services comptés, saisissez les relevés avant de générer les factures du mois. Le montant est l'écart entre ce relevé et le précédent, multiplié par le prix unitaire du contrat.
- Saisissez les relevés de tout l'immeuble en une passe plutôt que lot par lot.
- Un relevé inférieur au précédent est presque toujours une faute de frappe : vérifiez avant qu'il n'arrive sur une facture.
- Si un compteur est remplacé, clôturez l'ancien et ouvrez le nouveau à son propre index de départ.
Générer l'échéance
Les factures sont générées à partir des contrats actifs, à leur jour de facturation : services fixes au prix du contrat, services comptés d'après les relevés, plus les charges ponctuelles ajoutées dans le mois.
Générez un immeuble entier d'un coup. Relisez le lot avant l'envoi : c'est le dernier moment peu coûteux pour repérer un relevé erroné ou un service que personne n'a clôturé.
Approbation
Une facture reste un brouillon jusqu'à son approbation. Un brouillon se modifie librement. Les factures approuvées sont celles que voit le locataire, celles que comptent les rapports d'impayés et celles auxquelles un encaissement peut être rattaché.
Corriger une facture
La marche à suivre dépend du stade atteint.
| Situation | Que faire |
|---|---|
| Encore en brouillon | Corriger la ligne et régénérer |
| Approuvée, ni encaissée ni envoyée | Corriger la facture et la rééditer |
| Approuvée et déjà encaissée | Ne pas y toucher. Ajouter une ligne de régularisation sur la facture suivante |
| Émise au mauvais locataire | Annuler et rééditer sur le bon contrat — ne jamais changer le locataire d'une facture émise |
Un trop-perçu ne nécessite pas de correction. La somme au-delà du total devient un solde créditeur sur le contrat — voir Encaissements.
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