Facturas
Cómo se generan las facturas desde contratos y lecturas, qué significa aprobar y cómo corregir un error.
Primero las lecturas
Para los servicios medidos, introduce las lecturas antes de generar las facturas del mes. El cargo es la diferencia entre esta lectura y la anterior, multiplicada por el precio unitario del contrato.
- Registra las lecturas de todo el edificio de una pasada, no unidad por unidad.
- Una lectura inferior a la anterior casi siempre es un error de tecleo: compruébalo antes de que llegue a una factura.
- Si se sustituye un contador, cierra el antiguo y abre el nuevo con su propia lectura inicial.
Generar el ciclo
Las facturas se generan desde los contratos activos en su día de facturación: servicios fijos a su precio de contrato, servicios medidos a partir de las lecturas, más los cargos puntuales añadidos durante el mes.
Genera un edificio entero de una vez. Revisa el lote antes de enviarlo: es el último momento barato para detectar una lectura errónea o un servicio que alguien olvidó dar de baja.
Aprobación
Una factura es un borrador hasta que se aprueba. Los borradores se editan sin problema. Las facturas aprobadas son las que ve el inquilino, las que cuentan en los informes de deuda y contra las que se pueden registrar cobros.
Corregir una factura
La forma de corregirla depende de lo lejos que haya llegado.
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Sigue en borrador | Edita la línea y vuelve a generar |
| Aprobada, sin cobrar ni enviar | Corrige la factura y vuelve a emitirla |
| Aprobada y ya cobrada | Déjala. Añade una línea de ajuste en la siguiente factura |
| Emitida al inquilino equivocado | Anúlala y emítela contra el contrato correcto; nunca cambies el inquilino de una factura emitida |
Un cobro de más no necesita corrección. El dinero por encima del total se convierte en saldo a favor del contrato: consulta Cobros.
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