Hóa đơn

Trước khi bắt đầu#

Chỉ lập được hóa đơn khi đã có đủ những thứ sau:

• Một hợp đồng đang hiệu lực trên phòng đó. Hóa đơn luôn lập theo hợp đồng, không bao giờ lập cho phòng suông.
• Ít nhất một dịch vụ trên hợp đồng, nếu không thì chẳng có gì để thu.
• Một chỉ số công tơ của kỳ hiện tại, nếu hợp đồng có dịch vụ tính theo chỉ số.
• Một mẫu in hóa đơn, nếu bạn định in hoặc gửi chứng từ. Xem Mẫu biểu.

1. Lập hóa đơn cho một phòng#

1. Mở màn hình thêm hóa đơn

   Vào Tài chính → Hóa đơn, bấm (+) để thêm hóa đơn.

2. Điền thông tin chung

   Trường thông tin	Bắt buộc	Mô tả
   Tòa nhà	Có	Chọn trong danh sách. Quyết định danh sách phòng hiện ra kế tiếp.
   Phòng	Có	Chọn trong danh sách phòng của tòa nhà đó.
   Giường	Không	Bắt buộc khi phòng có giường đang hoạt động. Phòng cho thuê theo giường mà bỏ trống thì không lưu được.
   Hợp đồng	Có	Hợp đồng đang hiệu lực của phòng. Tên khách đại diện được điền sẵn.
   Kỳ thanh toán	Có	Tháng mà hóa đơn này tính cho.
   Ngày lập	Có	Mặc định là hôm nay.
   Hạn thanh toán	Có	Tính theo quy tắc trong Cài đặt chung: ngày cố định trong tháng, ngày thanh toán của hợp đồng, hoặc N ngày sau ngày lập.
   Mẫu in hóa đơn	Không	Cần có nếu muốn in hoặc gửi chứng từ.

3. Soát các dòng dịch vụ

   Các dịch vụ trên hợp đồng được điền sẵn. Bấm (+) để thêm dòng không có trên hợp đồng, ví dụ một khoản phát sinh.

   Cột	Ý nghĩa
   Dịch vụ	Tên khoản thu, lấy từ Dịch vụ
   Đơn giá	Kế thừa từ hợp đồng; sửa được nhưng chỉ cho hóa đơn này
   Chỉ số	Chỉ với dịch vụ theo chỉ số. Chọn lần chốt số của kỳ — không chọn thì không lưu được hóa đơn
   Số lượng	Tính theo phòng hoặc theo đầu người, tùy dịch vụ
   Hệ số	Mặc định là 1. Chỉ hiện khi đã bật hệ số trong Cài đặt chung
   Từ ngày / Đến ngày	Khoảng thời gian dòng này tính cho, dùng để phân bổ doanh thu đúng tháng

   Phải có ít nhất một dòng dịch vụ. Hóa đơn không có dòng nào thì không lưu được.

4. Kiểm tra phần tổng kết

   Trường thông tin	Bắt buộc	Mô tả
   Tạm tính	Không	Tính từ các dòng phía trên.
   Giảm giá	Không	Số tiền trừ trước khi tính thuế.
   Thuế (%)	Không	Nhập phần trăm, ví dụ nhập 10 cho thuế 10%.
   Thành tiền	Không	Tạm tính − giảm giá + thuế.
   Trả trước	Không	Tiền thừa dùng cho hóa đơn này. Không vượt quá số dư khả dụng hoặc giá trị hóa đơn. Xem Tiền thừa.
   Còn lại	Không	Số tiền khách còn phải trả.

5. Lưu

   Bấm Lưu. Hóa đơn được tạo ở trạng thái nháp và hiện trong danh sách.

2. Phát hành cả kỳ#

Với số phòng nhiều hơn vài căn, hãy phát hành theo lô thay vì lập từng cái.

1. Mở chức năng phát hành hàng loạt

   Vào Tài chính → Hóa đơn và chọn thao tác phát hành hàng loạt.

2. Chọn phạm vi

   Chọn tòa nhà và kỳ thanh toán. Chỉ những hợp đồng đang hiệu lực có ngày chốt tiền rơi vào kỳ đó mới được đưa vào.

3. Soát cả lô trước khi gửi

   Đây là thời điểm cuối cùng còn rẻ để bắt một chỉ số sai, một dịch vụ lẽ ra đã kết thúc, hay một hợp đồng lẽ ra đã thanh lý.

Hợp đồng thiếu chỉ số công tơ sẽ bị bỏ qua hoặc đánh dấu chứ không xuất ra hóa đơn với số 0. Hãy bổ sung chỉ số rồi phát hành lại cho riêng các phòng đó.

3. Duyệt hóa đơn#

Hóa đơn là bản nháp cho tới khi được duyệt. Khác biệt này không phải hình thức:

Có thể bật duyệt tự động, và giới hạn theo từng loại hóa đơn, trong Cài đặt chung — để hóa đơn hằng tháng đi thẳng còn hóa đơn thanh lý vẫn qua một vòng kiểm.

4. Gửi cho khách#

Hóa đơn đã duyệt gửi được qua các kênh đã cấu hình trong Cài đặt chung, và tự hiện trong ứng dụng của khách.

• Trong ứng dụng — khách dùng app di động thấy ngay mà không cần gửi gì.
• Email — gửi từ địa chỉ đã cấu hình cho tài khoản.
• Hóa đơn điện tử — nơi bắt buộc, chứng từ phát hành được lưu kèm hóa đơn.

5. Ghi nhận thu tiền#

Tiền được ghi vào đúng hóa đơn, không phải một phiếu thu rời. Có hai đường:

• Thu tiền mới — ghi phiếu thu qua một tài khoản thu chi. Xem Thu chi.
• Dùng tiền thừa — gạch nợ từ số dư đang giữ của hợp đồng, không tạo phiếu thu mới. Xem Tiền thừa.

6. Sửa hóa đơn sai#

Không bao giờ sửa khách hoặc hợp đồng trên hóa đơn đã phát hành. Các phiếu thu và lịch sử kế toán đã gắn vào đó sẽ trỏ sang nhầm người.

Thu dư không cần sửa gì. Phần vượt quá tổng hóa đơn trở thành tiền thừa của hợp đồng.