Cobros y fianzas

Registrar el dinero#

Todo movimiento de dinero es un apunte: ingreso cuando entra, gasto cuando sale. Los informes de tesorería y de deuda se construyen sobre ellos, así que regístralos según ocurren en lugar de conciliar a fin de mes.

• Ingreso — un inquilino paga una factura, entera o en parte.
• Gasto — pagas a un proveedor, una reparación o una devolución.
• Fianza — dinero en custodia ligado a un contrato, separado del ingreso.

Un cobro se registra siempre contra la factura que liquida. Ese vínculo es lo que permite a un informe de deuda decir quién debe qué, y no solo que el saldo bancario subió.

Cobros parciales y deuda#

Registra lo que el inquilino pagó de verdad, no lo que debía. El resto queda como deuda de esa factura y se suma a la deuda acumulada del contrato.

Un inquilino con varias facturas impagadas se liquida de la más antigua a la más reciente, de modo que la cifra de deuda refleja cuánto tiempo lleva arrastrándose.

Saldo a favor#

Cuando un inquilino paga más de lo que pide la factura —redondeando al alza, adelantando meses o por una devolución— el excedente se convierte en saldo a favor del contrato en lugar de desaparecer en un apunte sin explicación.

1. Abre la factura que quieres liquidar.
2. Elige pagar con el saldo a favor en lugar de registrar dinero nuevo.
3. Introduce el importe a usar, como máximo el menor entre el saldo disponible y lo que la factura aún debe.

Usar el saldo a favor liquida la factura sin crear un apunte nuevo, porque no ha cambiado dinero de manos. El historial del contrato muestra de dónde viene el saldo y en qué facturas se ha gastado.

El saldo utilizable no incluye los importes pendientes de aprobación. Si una cifra es menor de lo esperado, revisa los apuntes sin aprobar antes de dar algo por perdido.