入出金と敷金

お金の動きを記録する#

お金の動きはすべて伝票です。入ってくれば入金、出ていけば支出。資金繰りと未収のレポートはこれを土台に作られるため、月末にまとめるのではなく発生の都度記録してください。

• 入金 — 入居者が請求書の全額または一部を支払う。
• 支出 — 取引先への支払い、修繕費、返金。
• 敷金 — 契約に紐づく預り金。収益とは分けて管理します。

入金は必ず、それが充当される請求書に紐づけて記録します。この紐づけがあるから、未収レポートは「口座残高が増えた」ではなく「誰がいくら残しているか」を答えられます。

一部入金と未収#

請求額ではなく、入居者が実際に支払った額を記録してください。残りはその請求書の未収として残り、契約の累計未収に積み上がります。

未払いの請求書が複数ある場合は古いものから充当されるため、未収額は滞納の長さを正しく反映します。

繰越残高#

入居者が請求額より多く支払った場合 — 切り上げ、数か月分の前払い、差引分の返金など — その余剰は、出所の分からない入金として埋もれるのではなく、契約の繰越残高になります。

1. 充当したい請求書を開きます。
2. 新たに入金を受け取るのではなく、繰越残高から充当することを選びます。
3. 使う金額を入力します。上限は、利用可能な残高と請求書の未収額のうち小さい方です。

繰越残高での充当は、実際の現金が動いていないため入金伝票を作らずに請求書を消し込みます。契約の繰越残高履歴には、残高の出所と、これまで充当したすべての請求書が表示されます。

利用可能な残高には、承認待ちの繰越分は含まれません。想定より少ない場合は、欠落を疑う前に未承認の伝票を確認してください。