Thu chi

Trước khi bắt đầu#

• Đã có ít nhất một tài khoản thu chi. Mọi phiếu đều phải chọn một cái. Xem Tài khoản thu chi.
• Đã có ít nhất một loại thu chi, vì mỗi dòng đều phải được phân loại. Xem Loại thu chi.
• Với tiền khách trả, hóa đơn phải đã được duyệt — bản nháp không nhận được phiếu thu.

1. Ghi một phiếu#

1. Mở biểu mẫu

   Vào Tài chính → Thu chi rồi bấm (+), hoặc ghi thu tiền ngay từ hóa đơn để hệ thống tự gắn liên kết.

2. Chọn phiếu thu hay phiếu chi

   Lựa chọn này quyết định trường nào bắt buộc: phiếu thu cần người nộp, phiếu chi cần người nhận.

3. Điền phần đầu phiếu

   Trường thông tin	Bắt buộc	Mô tả
   Diễn giải	Có	Phiếu này cho khoản gì. Hiện trong báo cáo dòng tiền.
   Người nộp	Không	Bắt buộc với phiếu thu. Tiền đến từ ai.
   Người nhận	Không	Bắt buộc với phiếu chi. Tiền chi cho ai.
   Tài khoản thu chi	Có	Quỹ hoặc tài khoản ngân hàng mà tiền đi qua.
   Ngày	Có	Ngày tiền thật sự dịch chuyển, không phải ngày bạn nhập liệu.
   Tòa nhà / phòng	Không	Gán khoản tiền cho một vị trí để báo cáo theo tòa nhà.
   Tệp đính kèm	Không	Ảnh biên lai, xác nhận chuyển khoản.
   Ghi chú	Không	Văn bản tự do.

4. Thêm ít nhất một dòng

   Phiếu không có dòng nào thì không lưu được. Mỗi dòng cần:

   Trường thông tin	Bắt buộc	Mô tả
   Số tiền	Có	Phải lớn hơn 0.
   Loại thu chi	Có	Nhóm mà dòng này được báo cáo vào.
   Từ ngày / Đến ngày	Có	Khoảng thời gian khoản tiền tính cho. Dùng để phân bổ qua các tháng.

5. Lưu

   Phiếu được tạo. Nếu cần duyệt thì nó ở trạng thái chờ, và chừng nào chưa duyệt thì chưa được tính là đã thu.

2. Thu thiếu#

Hãy ghi đúng số khách đã trả, không phải số khách phải trả. Phần còn lại nằm lại thành nợ của hóa đơn đó và đi vào Công nợ theo khách.

Khi khách có nhiều hóa đơn chưa trả, tiền gạch từ hóa đơn cũ nhất. Khách trả đều mỗi tháng vẫn có thể ôm một khoản nợ cũ kéo dài — cột tuổi nợ trong báo cáo là thứ phát hiện ra điều đó.

3. Duyệt phiếu và kiểm soát#

Ghi phiếu và duyệt phiếu là hai quyền riêng. Người làm được cả hai thì tự ghi rồi tự duyệt phiếu của mình, và đó là lúc mất hoàn toàn chốt kiểm soát cuối cùng.

Xóa một phiếu đã duyệt sẽ làm đổi số liệu các báo cáo kỳ trước. Hãy ghi một phiếu đảo để bù trừ, giữ lại dấu vết.

4. Chi phí lặp lại#

Các khoản lặp mỗi kỳ — hợp đồng vệ sinh, internet, bảo vệ — đặt được chế độ lặp thay vì nhập lại hằng tháng. Hãy kiểm tra hai phiếu sinh ra đầu tiên trước khi tin vào lịch lặp.