Tiền thừa
Khoản dư đang giữ trên hợp đồng: sinh ra từ đâu, dùng gạch nợ, bỏ dùng và hoàn trả.
Tiền thừa từ đâu ra
Khi khách trả nhiều hơn số hóa đơn yêu cầu — làm tròn lên, đóng trước vài tháng, hoặc được hoàn lại một khoản đã trừ — phần dư trở thành tiền thừa của hợp đồng thay vì biến mất trong một phiếu thu không rõ nguồn.
- Nó thuộc về hợp đồng, không thuộc về phòng hay hồ sơ khách thuê.
- Nó chưa phải doanh thu cho tới khi được dùng gạch nợ một hóa đơn.
- Lịch sử của nó cho thấy mọi phiếu thu đã tạo ra số dư và mọi hóa đơn đã tiêu số dư đó.
1. Dùng gạch nợ hóa đơn
Mở hóa đơn
Vào Tài chính → Hóa đơn, mở hóa đơn chưa thanh toán và bắt đầu thao tác thu tiền.
Chọn dùng tiền thừa
Chọn thanh toán bằng tiền thừa thay vì thu tiền mới. Màn hình hiện số dư khả dụng và phần hóa đơn còn nợ.
Nhập số tiền
Số tiền phải là số nguyên lớn hơn 0, và tối đa bằng số nhỏ hơn giữa: số dư khả dụng và phần còn nợ của hóa đơn.
Số dư khả dụng không bao gồm tiền thừa còn chờ duyệt. Nếu con số thấp hơn bạn nghĩ, hãy tìm các phiếu chưa duyệt trước khi cho rằng dữ liệu bị thiếu.
Xác nhận
Xác nhận số tiền. Hóa đơn được gạch nợ mà không tạo phiếu thu mới, vì không có tiền thật đổi tay.
2. Bỏ dùng tiền thừa
Bỏ dùng sẽ hoàn số tiền về số dư và trả phần nợ lại cho hóa đơn. Các phiếu thu gắn với khoản tiền gốc vẫn giữ nguyên, vì khoản tiền đó đúng là đã về thật.
Bỏ dùng không phải là hoàn tiền. Muốn trả tiền lại cho khách thì ghi một phiếu chi hoàn tiền — xem Thu chi.
Dùng và bỏ dùng tiền thừa là các quyền tách rời khỏi quyền thu tiền thông thường, đúng vì người có thể âm thầm hủy một lần gạch nợ cũng có thể che giấu một khoản thiếu hụt.
3. Đọc lịch sử tiền thừa
Lịch sử tiền thừa của hợp đồng liệt kê mọi biến động: khoản nào cộng vào, khoản nào tiêu đi, và tiêu cho hóa đơn nào. Nó bao gồm cả số dư mang sang từ hợp đồng trước sau khi gia hạn hoặc chuyển phòng, nên tổng có thể lớn hơn mọi khoản mà riêng hợp đồng này nhận được.
4. Khi hợp đồng kết thúc
Số dư còn lại hoặc được trừ vào hóa đơn cuối, hoặc hoàn cho khách bằng một phiếu chi.
Gia hạn và chuyển phòng mang số dư đi theo. Kết thúc hợp đồng rồi tạo hợp đồng mới thì không — thêm một lý do nữa để gia hạn thay vì tạo mới. Xem Hợp đồng.
Cập nhật