Giữ chỗ

Trước khi bắt đầu#

• Phòng còn trống trong khoảng thời gian bạn định giữ.
• Đã có tài khoản thu chi — đây là trường bắt buộc, vì phiếu giữ chỗ có ghi nhận tiền. Xem Tài khoản thu chi.
• Hồ sơ khách thuê đã có, hoặc sẽ được tạo từ khách tiềm năng.

1. Tạo phiếu giữ chỗ#

1. Mở biểu mẫu

   Vào Cho thuê → Giữ chỗ và bấm (+), hoặc chuyển đổi từ khách tiềm năng.

2. Điền các trường

   Trường thông tin	Bắt buộc	Mô tả
   Tòa nhà	Có	Quyết định danh sách phòng hiện ra.
   Phòng	Có	Phòng đang được giữ.
   Giường	Không	Bắt buộc khi phòng có giường đang hoạt động.
   Khách thuê	Có	Người giữ phòng.
   Tài khoản thu chi	Có	Nơi ghi nhận tiền giữ chỗ.
   Kỳ thanh toán	Có	Hợp đồng sau này sẽ thu theo chu kỳ nào — tháng, quý…
   Tiền cọc	Không	Số tiền nhận ngay lúc này.
   Tổng tiền cọc	Không	Toàn bộ mức cọc đã thỏa thuận, nếu trả làm nhiều lần.
   Số tháng cọc	Không	Cọc quy đổi theo số tháng tiền thuê.
   Ngày nhận phòng	Không	Khi nào khách dự kiến vào ở.
   Ngày nhận cọc	Không	Khi nào nhận được tiền.
   Giá thuê	Không	Giá đã thỏa thuận, mang sang hợp đồng.
   Khuyến mãi	Không	Số tháng và mức giá ưu đãi, nếu có.
   Mẫu phiếu giữ chỗ	Không	Mẫu để in thỏa thuận. Xem Mẫu biểu.
   Khách tiềm năng / kinh doanh / cộng tác viên	Không	Ghi nhận công để báo cáo quy trình và hoa hồng.

3. Lưu

   Phòng chuyển sang trạng thái giữ chỗ trên sơ đồ và bị chặn với hợp đồng, đặt phòng khác.

2. Tiền giữ chỗ#

Đừng bao giờ ghi tiền giữ chỗ như một phiếu thu cho hóa đơn tương lai. Hóa đơn đó chưa tồn tại, và khoản tiền đó chưa phải doanh thu cho tới khi điều khoản nói vậy.

Khi hợp đồng bắt đầu, khoản này chuyển thành tiền cọc của hợp đồng. Xem Tiền cọc.

3. Đóng phiếu giữ chỗ#

Luôn đặt hạn cho phiếu. Giữ chỗ không có hạn sẽ âm thầm rút một phòng khỏi nguồn hàng suốt nhiều tháng.