Công việc và sự cố
Tạo công việc, trường bắt buộc, giao và đóng việc, việc riêng tư và thu lại chi phí sửa chữa.
Trước khi bắt đầu
- Tạo các loại công việc dùng để định tuyến. Xem Loại công việc.
- Nhân viên sẽ nhận việc đã có hồ sơ người dùng và được gán tòa nhà.
1. Tạo công việc
Mở biểu mẫu
Vào Công việc và bấm (+). Sự cố khách báo từ app di động về thẳng đây dưới dạng công việc.
Điền các trường
Trường thông tin Bắt buộc Mô tả Tiêu đề Có Câu ngắn nêu đúng vấn đề. Đây là thứ hiện trong danh sách và thông báo. Mô tả Có Hỏng gì, ở chính xác chỗ nào, và đã thử làm gì rồi. Người thực hiện Có Một nhân viên. Việc không có chủ thì không ai làm. Vị trí Không Tòa nhà, phòng, giường. Luôn điền với việc liên quan hiện trường — đó là cách tìm ra chỗ cần xử lý. Loại công việc Không Điện, nước, vệ sinh. Dùng để định tuyến và báo cáo. Xem Loại công việc. Nhóm công việc Không Gom các việc liên quan dưới một đầu mục. Mức ưu tiên Không Dùng để sắp thứ tự hàng đợi. Hạn xử lý Không Kích hoạt nhắc việc và báo cáo quá hạn. Cho khách thuê xem Không Bật thì khách theo dõi được tiến độ trên app của họ. Lặp lại Không Cho việc định kỳ như bảo dưỡng hằng tháng. Tệp đính kèm Không Ảnh chỗ hỏng. Một tấm ảnh tiết kiệm mấy lượt nhắn tin. Lưu
Người thực hiện được thông báo và việc vào hàng đợi của họ.
2. Xử lý một công việc
| Thao tác | Dùng khi |
|---|---|
| Chuyển tiếp | Việc thuộc về người khác — giữ nguyên lịch sử thay vì tạo việc mới |
| Xin gia hạn | Thật sự cần thêm thời gian; yêu cầu được ghi lại và có thể cần duyệt |
| Ghi nhận cuộc gọi | Lưu lại lần liên hệ với khách hoặc nhà cung cấp vào đúng công việc |
| Hoàn thành | Đã xong — ghi lại đã làm gì và chi phí bao nhiêu |
Hãy đóng việc kèm kết quả chứ đừng để nó im lặng trôi đi. Danh sách chỉ có thêm vào mà không đóng lại sẽ không còn ai đọc, và khi đó việc thật sự gấp chính là việc không ai thấy.
3. Công việc riêng tư
Có những việc không nên để mọi người trong tòa nhà đều thấy — tranh chấp, vấn đề an ninh, điều tra nội bộ. Công việc riêng tư chỉ hiện với người được cấp quyền đó trong Vai trò.
4. Thu lại chi phí sửa chữa của khách
Đóng việc kèm chi phí
Ghi đã làm gì, hết bao nhiêu, và nhà cung cấp nào.
Thêm khoản phát sinh
Thêm số tiền thành một dòng phát sinh trên hóa đơn kỳ sau. Xem Hóa đơn.
Hoặc trừ vào tiền cọc
Nếu khách sắp đi, ghi thành khoản trừ lúc trả phòng. Xem Tiền cọc.
Đừng thu tiền mặt cho một lần sửa chữa ngoài hệ thống. Khoản tiền không có hóa đơn phía sau thì không có dấu vết chứng từ và không đối soát được.
5. Lịch sử tài sản
Việc đóng lại trên một tài sản được ghi vào Lịch sử sửa chữa, nên lần hỏng thứ ba của cùng một thiết bị hiện ra trước khi bạn duyệt sửa lần nữa.
Cập nhật